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你确定会发邮件吗?邮件传送的不仅是工作内容,还有实力和态度!

你确定会发邮件吗?邮件传送的不仅是工作内容,还有实力和态度!

  • 来源:网络
  • 更新日期:2020-06-02 15:42:25

摘要: 6月2日消息 以前做公众号时,我会在评论区留下邮件,让需要电子资料包的粉丝给我发邮件,我再逐一回复。但偶尔会收到个别邮件,我不仅不回复,还会直接删除。 比如有读者这样给我...

6月2日消息 以前做公众号时,我会在评论区留下邮件,让需要电子资料包的粉丝给我发邮件,我再逐一回复。但偶尔会收到个别邮件,我不仅不回复,还会直接删除。

比如有读者这样给我发邮件:

“想要电子资料包” “把电子资料包发给我一下” 有这样向人索要东西的吗?即便我不要求大家多有礼貌,但也希望发送邮件者,能有基本的尊重,哪怕把一句话说完整,不至于让人读起来特别反感。



但后来我发现不会发邮件的人很多,包括在工作中遇到的下属、同事等等。作为职场领域的创作者,今天想在这里聊一聊:在职场到底要如何发邮件,邮件是如何在体现你的个人职业形象的。

一、你认识到邮件的本质了吗?

很多人都单纯的误以为邮件只是一个传送工作内容,促进有效沟通的工具,但事实真的只是这样吗?

什么是邮件?邮件不是聊天软件,它是用来做确定步骤的,便于追根溯源的,有商业效率和法律效率的。

每一封邮件的发出,都意味着你的职业特色和个人特征正在被传递。回复邮件的时间,邮件发送的内容和用语等细节,都在侧面体现你的实力、暴露你的工作态度。

二、如何更高阶的发送邮件?4个方面的细节不可忽视!

01、邮件发出的时间

当有必要的邮件需要发出时,当然是越早发会好。这里我们主要强调另外2种情况:其一是若遇到事情复杂,无法第一时间回复;其二是特殊时间段不能发送的邮件。



尤其是反馈型邮件,具体回复的结论需要多人配合或反复确认,导致邮件不能及时确切回复,很多时候由于发件方多次催促未果,双方还会产生沟通矛盾。遇到这种情况不如将原本需要回复的一份邮件,拆分成两份邮件来发。

在未得到确切结果前,可先回复:“情况已收悉,我们正在紧急处理,结果出来后会第一时间回复......”。这份邮件的回复,不仅传达了已收悉需求内容,还传达了让对方无需苦苦等待,这是给发件人的一个交代。及时作出响应,永远是发邮件的第一要则。

第二种情况是特殊事件段不能发送的邮件。比如需要给领导和同事发送内部结构调整的通知,或是公司内部产品价格调整的通知等,这类邮件的发送最好在公司大会时,加密统一发送。避免在同事或领导拜访客户时、或进行同行交流会时发送,尽量排除内部消息泄密的可能性。

除及尽快回复外,做好以上两点,不仅显得你事事有交代、还体现出你懂得替他人着想、懂得以结果为导向的去维护公司利益。

02、关于邮件内容

好的邮件内容,应该具有较高易读性和说服力的。我们可以通过以下几个细节来体现易读性和说服力。

①指令:首先要有针对性的、用简洁的语言、有条理的阐述或答复指令:指令是否完成、完成到哪个阶段、未完成的原因、完成它需要配合的因素等。不要小看邮件的指令发送,这是体现你理解能力和表达能力的基础。

②信息增量:能否回复预判到对方可能追加的问题、以及涉及到的周边问题等,这从侧面展示了你的前瞻性、预判能力等,而这些都是你专业度和岗位实力的体现。

③注意事项:温馨提示对方看到邮件后的注意事项,或是提出便于对方处理的专业性意见,这不仅是个人素养的体现,还有可能是企业文化展示的机会,倘若收件人是客户,那么就会给客户留下非常好印象,为以后的交流合作奠定了好感。

④表达要具体:具体的词,才是关键词。邮件内容的表达尽量要具体,既利于对方理解,也利于保留凭证。比如具体的地址、具体的时间、具体的数量、具体的标准等。

关键词能帮助收件人理解到具体信息,也为双方的工作提供一个标准。如若后期有矛盾或有问题产生,可以在此找到凭证,便于追根溯源,促进工作的最终完成。

关键词可减少不必要的沟通,也是判定双方工作质量的标准。擅用具体的关键词的员工,大多有着高效、负责任的职业特质。

03、格式

基本的字体、加粗、颜色、排版等格式在这里我们不作冗述,主要强调关于抄送、附件、主题这3个方面的内容。

①抄送

首先、要搞清楚收件人和抄送对象之间的关系,收件人为事情的责任方(回复方),而抄送对象,一般只是知晓方,往往是同项目的负责人,或领导等。

第二、第如果一份邮件需多人回复,有多个责任人,那么应将需要回复的责任人都设为收件人。

第三、抄送对象一定不能忘记。譬如万一有什么问题,抄送的上司可帮你一起发现和解决,不抄送出了问题就只能自己扛。其次,如果是重要邮件,还利于邮件的保存,万一邮件数据和信息被不小心清理掉,还能在抄送对象处找回信息。再次、还便于抄送对象及时了解事情的进展或结果,减去了再去询问的沟通成本。

②附件

附件的形式一般有表格、图片、文档这3种形式,这里主要强调前两种。

凡是能用表格做附件辅助说明的,尽量避免用大段文字。

根据图片我们可以看出,表格的视觉效果,真的要直观很多。

若附件为图片时,图片如果必须用某种小众的软件才能打开,要告知收件人具体的软件,最好能直接附上下载软件的链接、提示对方打开方式。避免打不开图片后的冗余沟通。当然,图片要清晰,要配文字说明等,这些基础要求依然不能忽略。

无论是哪种附件,一定要按照收件方需求,去分类命名。这样做的目的不仅让收件人一目了然,对你倍生好感,更有利于当邮件积累变多时,收发双方的搜索查找。

最后,最重要的一点,正文一定要对附件有所提示,避免收件人忽视附件的存在,产生不必要的沟通成本。

③主题

邮件的主题,是收件人看到邮件的第一眼内容,好的主题可以达到锦上添花的效果。

主题应有信息,恰当的主题信息是在告诉收件人,邮件的目的。没有信息的主题给收件人的第一印象是不知所云,甚至会被漏看。

主题信息还会帮助收件人将邮件分类,这是一封咨询邮件、反馈邮件、或是存档邮件,应该在主题上有所体现。

咨询类邮件:例如询价、技术确认等; 反馈型邮件:例如项目进展、付款明细等; 存档邮件:例如工作日报、奖惩通知等; 例如以上图片中的邮件主题,作为收件人,我们可以一眼看出,这是一封反馈型邮件,发件人注明了具体参数,型号、结果等,并用具体的日期著名了发货日期,这样的邮件主题,让人很快明白这是一份什么邮件,目的是什么。

04、电话补充

紧急、重要的事情,邮件陈述后,有必要做电话补充的一定不能少。尤其是很多职场新人,能用邮件处理的,大多不愿意再打电话补充说明,这是非常不成熟的职业行为。



电话作为邮件的补充和辅助,不仅能提醒收件人及时处理邮件,还能表明自己作为发件人对邮件内容的高度重视程度,这也是在间接提醒收件人重点对待。

有了电话的加持,邮件相当于被保驾护航,优先、着重处理的可能性更高。

如果收件人是客户,则有利于工作对接效率的提高,让客户感觉你细心、高效、是个靠谱的人,且你的靠谱意味着你背后的企业靠谱;若收件人是领导,则直接体现了你做事的责任心。

三、最后、对每一封收件执行3D处理原则

所谓3D,就是行动(Do),转发(Delegate)和搁置(Defer)。

对每一封待处理的邮件,首先要做好分类,可以设置待办,但一定不能“怠慢”!

行动(Do):首先,所有的收件都必须立马行动,虽然这个行动不一定是回复。对于复杂邮件,立马传达给需要配合的同事,给予其他人提供答案的时间;对于紧急又复杂的邮件,要立马向领导申请授权,第一时间通知对应责任人加班处理;对于简单,可单独回复的邮件,可根据当天任务紧急与否的排列的次序,尽快回复。

行动力是职场人体现时间管理的基本能力。及时行动处理邮件,展示的是优秀的时间管理能力,这是团队管理人员、企业高管的必备素质。所以能否及时行动、回复邮件,或许与你的职场晋级有关。

转发(Delegate):转发邮件的情况,一般是上级转发给下级。第一时间将需要下级处理的邮件转发过去,让下级更早了解任务,更早发现任务中的问题,更早为解决问题做准备工作,为执行和完善留出更多的时间。这不仅体现了领导给下属成长的机会,更体现了领导力的合理性。

好的领导力,吸引的是长久的、忠诚度高的员工。所以,看似小小的转发邮件问题,或许与你能否带出好一批优秀的员工有关。

搁置(Defer):被搁置的邮件有两类,一类是需要一定时间才能答复的邮件;另一类是告知型、通知型邮件。

首先,先通过是否能行动、和转发,去判断邮件是否不得不搁置。如果必须搁置,要给邮件设置在有效期内的答复时间,提示自己处理。

其次,搁置的邮件,要简短回复发件人搁置的理由,并告知对方预期的答复或提供时间。列入待办清单,设置紧急程度、截止日期,用以警示自己。

最后,无需处理的搁置邮件单独归纳。

搁置与否,能很好的锻炼和体现自己的整理归纳能力。若因为搁置的不合理,而造成忘记处理邮件,则会给外人留下糊糊涂涂、没有条理的印象。

总结:发邮件是大多数人的工作内容之一,高阶的邮件发送、处理能力也是一种稀缺的工作能力。以上是给大家汇总的关于如何发送、处理邮件的全部内容,希望大家能早日成为邮件能手,让更高阶的邮件,助你顺利成为更高阶的职场达人!

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