职场实战：如何写好一封催促邮件？

职场实战：如何写好一封催促邮件？

• 来源:网络
• 更新日期:2020-10-23

摘要： 10月23日消息 在工作中，你是否会有很多项目需要跨部门审批?有时遇到一些要求严格而又忙碌的领导，可能需要放下面子多番催促才能完成任务。下面的这个职场案例，需要写一封催促

10月23日消息 在工作中，你是否会有很多项目需要跨部门审批?有时遇到一些要求严格而又忙碌的领导，可能需要放下面子多番催促才能完成任务。下面的这个职场案例，需要写一封催促邮件，邀你一起来探讨一下。

一、故事小场景：

有一位HR，被安排组织公司年会，费用预算申请很早就发给了公司的财务总监，希望他能及时批复，但财务总监一直拖着没回复。她想起去年就是因为他回复太晚，预算迟迟不到位，很多工作都无法按时进行，导致年会组织不够理想，被领导批评。

于是，她写了一封邮件催促：

您批了预算后 ，我们才能去订下酒店会议厅，现在是会议繁忙季节，酒店会议厅可能在12月30日以后就被别家公司占用了，去年就是因为预算批晚了，误了酒店预定的最后期限。

二、如果你是这位HR，你会怎么写这封邮件呢？（以下为建议范文：）

Dear Leo，您好！

我是HR的Katy，感謝您在忙碌中抽空查阅这份邮件！

10月26日下午我已经把公司今年年会的方案和预算发到您的邮箱了，但由于我的疏忽，上次忘记把年会费用的组成和对比情况，以及项目时间表一并发给您了，所以再次附上这两项情况，方便您进行审批，谢谢！

1、费用组成以及和去年的对比情况：



2、执行进度时间节点



综上所述，2020年度的中国区年会总预算为92万，比去年同步下降52%，符合公司疫情期间的严格控制开支的政策方针。

请您在11月15日前回复审批意见，后面的项目进度即可按时间表推进。

另外，此费用已经HR部门VP Jack审批，也已经跟财务部门的资金组经理Tina 详细核对过各项费用组成，如有需要查看他们的意见请见下方邮件详情。

再次感谢您的支持，若不清晰的地方，请您随时联络我，期待您的批复，谢谢！

HR Katy Can

2020年11月6日



三、复盘思考：

1、 邮件目的：提醒尽快审批。要注意发这个邮件之前已经发过一次审批邮件，这是再次提醒和催促，不能将之前的邮件内容重复发送，否则容易引起反感。可以尝试找个合适的理由说明之前的邮件疏忽了某些事项，所以重新再发一次，以便领导可以更清晰审批的内容。

2、换位思考：从接收者的角度出发去考虑，财务总监习惯看各种表格，所以应该将数据用简洁清晰的表格对比展现给她看。同时由于工作繁忙，很多领导审批邮件都不会打开附件来详细查看，建议将核心要审批的数据和结论都放在邮件正文，让他可以一目了然。如果一个审批邮件能让领导用手机浏览一分钟就可以做出决策的话，你就赢了。

3、时间节点：相关的项目时间节点一定要清晰，让对方明确知道，如果没有在应该审批的时间回复，可能会对后面整个项目进度有很大的影响。对于一些大项目来说，这个延误进度的责任成本，是会引起审批者的考虑的。不过，也请注意，提醒邮件起到的作用，应该“归责”不是“追责”，所以，要注意态度要尊重委婉，点到即可。

4、背书效应：要了解对方审批需要考虑的因素，对于财务预算来说，符合既有的审批流程最重要，所以可以附上他审批之前已经审批过的环节和人员意见，让他知道此项审批已经过很多环节的检查和确认，已经有项目组的决策背书，那么相对来说，他承担的审批责任就会轻很多，审批起来就会相对快速很多。