电子档案管理OA系统

电子档案管理OA系统

• 来源:互联网
• 更新日期:2018-08-03

摘要：但从转型的企业来看，大多数企业管理者认为，进行信息化管理，选择好的项目管理系统是关键，而忽视了过程中的项目管理工作，导致企业信息化项目失败率居高不下。

　　随着信息化应用的全面“井喷”，众多企业纷纷转向信息化建设，试图更好的适应这突如其来的大潮。但从转型的企业来看，大多数企业管理者认为，进行信息化管理，选择好的项目管理系统是关键，而忽视了过程中的项目管理工作，导致企业信息化项目失败率居高不下。为了避免企业管理者信息化建设项目管理中的失误，本文与大家共享企业信息化建设项目管理中需要注意的方面。

　　首先，企业进行信息化项目管理时要注重格外注重项目电子档案及用户回访工作的落实，二者是项目管理中重要的环节。项目电子档案记录工程项目概况及主要实物工作量；专业工程划分、专业施工队及工程分包内容；工程重要控制点和工程施工管理重要事件；施工项目部主要人员信息。相当于一个项目的履历表，项目经理及管理人员的业绩表；而用户回访则是工程交付使用后，在保修期内由施工单位主动到建设单位或用户进行回访，了解使用情况和问题，对保修范围内的质量问题，负责修理，使之达到可以正常使用的水平。

　　其次，企业主要充分认识到做好项目电子档案及用户回访工作所带来的实际作用。包括：有利于促进项目部重视项目管理，提高工程质量；可以听取用户意见，履行回访保修承诺，改进工程质量；有利于改进服务方式,增强用户对承包人的信任感，树立为用户服务的良好企业形象。做好项目电子档案及用户回访工作，通过信息化技术将二者存入数据库，以便进行查询和统计分析成为重中之重；

　　最后，在实际工作中，企业主应懂得如何解决项目电子档案及用户回访工作出现的问题。像项目电子档案是自开工起至项目竣工后的动态管理和维护过程，中间需要《工程项目电子档案表》不断更新并传递到项目管理部、生产设备部等，信息分散，传递过程费时费力，效率低；而用户回访工作要建立年度用户回访计划，由于石化公司很多项目没有工程质保金，在用户回访计划有时出现漏项，一些项目未进行回访，另外在用户回访单返回后，只是简单保存，没有对回访数据没有进行统计分析，这些不利于对项目及项目经理的评价工作，也很难对历年用户回访情况进行大数据挖掘和分析。

　　当企业主意识到项目电子档案及用户回访工作种种难题后，接下来可以考虑如何借助相应的工具手段进行突破。专业的信息化管理用具——勤哲EXCEL服务器软件（简称勤哲EXCEL服务器）则可以帮上大忙。作为一个面向最终用户的信息系统设计与运行平台。它利用Excel作为主要操作界面，结合了数据库技术、工作流技术和Web技术。只要会用Excel，就能够设计和实现符合自己需要的网络化的管理信息系统。

　　由于项目电子档案表和用户回访单都是表格形式，可以使用EXCEL电子表格，基于此我采用EXCEL服务器建立信息平台，它的优势如下：

　　1.能够把Excel文件的内容保存到数据库中；

　　2.能够实现数据的自动汇总统计；

　　3.能够设定工作流，使Excel表单按规定流转传递；

　　4.不仅能支持局域网内的应用，还可以支持互联网上的应用，使得外地分支机构的人员能够通过网页填报表单，实现远程管理；

　　5.还能够与企业已有的其它管理软件如财务系统、ERP系统等进行数据集成，消灭企业中的信息孤岛；

　　四、开发概述

　　1、项目电子档案

　　1）如上图，项目电子档案分为项目电子档案和项目电子档案查询两个模块，其中项目电子档案自动按合同签订日期所在年数进行排列。

　　2）如上图，项目电子档案可以通过EXCEL录入项目基本信息，包括合同工期、实际竣工日期、项目重要事件、项目部主要成员、项目作业单位及分包情况，点击保存可以直接存入数据库

　　3）如上图，项目电子档案查询可以通过年度范围、承包模式、项目经理、合同金额范围、建设单位、作业单位、分包方名称等关键字进行组合查询。点击工程名称可以查询到该项目电子档案具体信息。

　　2、用户回访

　　1）如上图，工程用户回访分为年度用户回访计划、用户回访单、年度用户回访完成情况查询和用户回访满意度汇总查询四个模块。

　　2）如上图，首先建立年度用户回访计划，回访计划中的项目与项目电子档案通过项目编号相关联，只有在项目电子档案的未回访项目才可以选择列入回访计划中。

　　3）如上图，这是选择好工程名称后，因为项目电子档案已录入过建设单位、竣工日期等信息，这些信息通过项目编号关联直接传递过来，不用再重复录入，录入回访计划时间、执行单位就建立好年度用户回访计划，点击保存存入数据库，以上工作都是在EXCEL上直接进行操作。

　　4）如上图，用户回访结束后，将用户回访单数据录入，将扫描件作为附件上传。

　　5）如上图，通过年度用户回访完成情况查询模块，可以对用户回访情况按年度和回访情况进行查询，一目了然，通过工程名称（蓝色字体）可以链接到该项目的用户回访单，查询用户回访单具体信息。

　　6）如上图，通过用户回访满意度查询模块，可以按年度对评价内容得分情况进行查询，各项目总体得分及各评分项得分情况一目了然，可以据此对服务进行改进和对项目进行考核。

　　3、EXCEL服务器在WEB上应用

　　如上图，所用信息均可以通过局域网或互联网进行查询，并可导出成excel文件，在手机上也可查询,并可通过二维码直接识别。

　　五、结束语

　　从上述分析不难总结，企业主利用勤哲Excel服务器搭建的系统，给日常工作带来了许多便利。勤哲Excel服务器功能强大，上手简单，还能便于企业管理人员进行自主开发和定制，目前，该软件已在项目管理部推广使用，得到了领导、同事们一致的肯定。相信在未来，勤哲Excel服务器软件还能帮助更多企业在信息化管理中起到绝佳帮助，助推企业信息化进程再迈新台阶。